Запуск проектного офиса​

На верхнем уровне, развитие и применение практик управления проектами в компании можно разбить на следующие этапы:

      1. Понятие проекта нет. Всё является текущими задачами
      2. Появляется странный человек с должностью «Руководитель проекта». Ходит и со всех спрашивает результат и сроки. Раздражает жутко. Если не справляется с проектом – компания переходит в состояние из пункта 1 выше.
      3. Руководителей проектов становиться больше одного. Кто-то справляется, кто-то нет.
      4. Проектов и их руководителей становиться слишком много. Каждый ведёт проект и отчитывается по своему усмотрению. Понять картину в целом по всем проектам – невозможно. Некоторые проекты дублирую друг друга или противоречат друг другу.
      5. Попытка систематизировать отчётность по проекту и выделить единого куратора по проектам. Начинается бессмысленная бюрократия.
      6. Выделяется новая структура — проектный офис. Если это не даёт результат – компания возвращается в один из вариантов выше.

Некоторые компании пропускаю какие-то пункты в своём жизненном цикле, некоторые ходят по пунктам 3,4,5.  Никто сразу не создаёт проектный офис, так как это экономически не целесообразно.

Но есть однозначные показатели того, что проектный офис необходимо выделять в отдельную структуру. От того как это будет сделано и кем, зависит успех этой инвестиции. 

Конечно, в идеале лучше нанять Head of PMO (Директор проектного офиса) и он всё выстроит. 

Проблема только в том, что, когда проектный офис уже нужен компании, компания не может позволить нанять себе специалиста, который может это настроить и запустить.  Тогда компания пробует что-то как-то сделать, разобраться и получить результат. Чаще всё-таки не получается.

Хороший вариант – нанять Head of PMO (Директор проектного офиса) на короткий срочный контракт для получения конкретного результата.

Я предлагаю вам эту услугу!

Результат запуска проектного офиса

По сути, есть два типа проектных офиса:

      1. Проектный и операционный офис разделены. Операционный офис работает по процессам, инструкциям и с использованием программ, которые разработал проектный офис. За все изменения в компании отвечает проектный офис.
      2. Проектный офис обеспечивает методологическое сопровождение проектов. Руководители проектов — руководители бизнес-функций.

Наиболее частый тип проектного офиса, используемый в России — второй.  Обусловлено это в первую очередь простым логическим утверждением: как можно изменять то, в чем ты не разбираешься. Тем не менее на своём опыте я встречал проектные офисы первого типа. Самая большая компания, в которой я видел такую организационную структуру насчитывала более 1400 розничных магазинов.

Базовые результаты запуска проектного офиса независимо от типа:

      1. Операционная модель проектного офиса: управление идеями, анализ и оценка идей, инициирование, пилотирование, реализация, масштабирование и управление портфелем проектов.
      2. Адаптированная под компанию простая и эффективная методология ведения проекта.
      3. Профили сотрудников проектного офиса: обязательные компетенции сотрудников, найм и\или обучение для каждого отдела
      4. Выстроенные и запущенные функции проектного офиса:
        1. Планирование, в том числе финансовое;
        2. Управление проектами (риски, предположения, проблемы, зависимости);
        3. Отчётность (типы отчётов, рабочая книга проекта);
        4. Контроль изменений (объем, затраты, график, преимущества);
        5. Ресурс (компетенции, обучение и найм, планирование ресурсов);
        6. Коммуникации;
        7. Некоммерческие закупки для проектов;
        8. Накопление знаний.

Все инструкции сотрудники компании пишут самостоятельно – по тем правилам и в том виде, как это принято в компании.

Как проводится запуск проектного офиса

Детальный план работ строится и согласуется с конкретным заказчиком.

В общем план содержит следующие шаги:

      1. Формирование проектного офиса: поиск, отбор и найм персонала.
      2. Обучение и адаптация. Проектный офис изучает методологию, производится адаптация под компанию.
      3. Перевод/запуск одного проекта в новую структуру управления.
      4. Создание учебных материалов и обучение сотрудников компании.
      5. Перевод всех проектов в новую структуру управления.
      6. Контроль работы.

Продолжительность первого этапа, если осуществляется поиск и найм сотрудников, зависит от количества сотрудников и спросом/предложением на рынке труда.  В среднем занимает 3-6 недель.

Все остальные этапы занимают 4-6 недель.

Что нужно для запуска проектного офиса?

Проектный офис — это новое подразделение в компании, поэтому частичная занятость не возможна.

Для того, чтобы проектные офис начал продуктивную работу требуется минимум 2 человека. Я рекомендую начинать с 3.

Проектный офис обычно подчиняется руководителю компании и является инструментом реализации изменений. Поэтому без поддержки руководителя компании адекватный запуск проектного офиса очень сильно затруднён.

Сколько?

Цена зависит от согласованных результатов, объема работ и сроков. 

Пример стоимости запуска проектного офиса

Практика управления проектам на момент обращения – 3 месяца.

Количество человек, которые вошли в проектный офис – 5. Сотрудники были уже наняты.

Обучение методологии и адаптация – 4 недели.

Перевод текущих проектов и – 2 недели.

Стоимость: 348 000 рублей.

Заказать запуск проектного офиса

document.getElementById('wpforms-366-field_5').value = "Запуск проектного офиса";