Аудит проекта

Аудит проекта требуется в случае, когда нарушается один или несколько ключевых параметров проекта: сроки, ресурсы или результат. Второй причиной по порядку, но не по значению, является состояние, когда участники проекта не могут прозрачно показать спонсору состояние проекта.

При этом есть две явные стороны в проекте, которые находятся в оппозиции:

    1. Проектная команда. Считает, что все проблемы в проекте из-за сотрудников, которые будут пользоваться результатами проекта. У них нет вовлеченности, мотивации и времени на проект.  При этом не важно, из кого состоит проектная команда – сотрудники компании или внешний подрядчик.
    2. Сотрудники компании, которые будут пользоваться результатами проекта. Очень часто они просто не понимают результата проекта и потому никак в не участвуют в нём. Если сотрудники будут считать проектную команду некомпетентной, они так же не будут участвовать в проекте или будут это делать спустя рукава.

В этом случае независимый аудит проекта позволят получить реальную и прозрачную картину состояния проекта.

Результат аудита проекта

В результате аудита проекта Заказчик получает статус-отчёт по проекту следующего содержания:

      • Резюме проекта. Содержит ключевую информацию по проекту и его состоянию в разрезе сроков, ресурсов и результата. Позволят оценить реальное состояние проекта.
      • Реестр рисков. Позволят оценить угрозы и возможности для проекта и проработать их.
      • Реестр проблем и открытых вопросов. Показывает ключевые «камни преткновения» в проекте.
      • Рекомендации по проекту. Рекомендации упорядочены по принципу: сделать обязательно, малые затраты для проекта – большая выгода для проекта, желательные действия — ожидаемые результат.

Статус-отчёт содержит всю необходимую информацию для принятия управленческих решений в отношении проекта.

Аудит на соответствие определённой проектной методологии проводится сертифицированными сотрудниками. Результат такого аудита – заключение о следовании методология. Я не предоставляю такой услуги. Множество раз на практике я убедился – полное следование методологии управления проектом не гарантирует результата.

Как проводится аудит проекта?

Суть процесса аудита проекта – сопоставить картины мира всех участников проекта.  Не просто услышать слова от всех участников, важно понять какой смысл и суть люди вкладывают в эти слова.  Получить эту информацию возможно на 90% через диалог с людьми и на 10% через документы проекта.

Детальный план проведения аудита составляется персонально с заказчиком и зависит структуры проекта. В целом этот плат содержит ключевые шаги:

    1. Kick-off. Инициирующая встреча, на которой рассказывается все участникам о целях и задачах аудита.
    2. Интервью. Спонсор проекта, руководитель проекта, проектная команда, сотрудники компании (которые будут пользоваться результатом проекта и\или привлекаются к участию в проекте)
    3. Документация. Изучение документов проекта, протоколов проекта и отчётности проекта.
    4. Создание статус-отчёта проекта.
    5. Презентация результатов и ответы на вопросы.

Что нужно для проведения аудита проекта?

Наиболее распространённая реакция на слово аудит – хотят найти виновного и наказать.  От части это может быть и так, но ключевая задача аудита – понять реальное состояние проекта и что делать, чтобы достичь целей проекта.  

Тем не менее, такое отношение очень часто мешает аудиту — люди скрывают какую-то информацию и\или искажают её. Поэтому самым важным условием является настрой команды на проведение аудита.  Заказчик должен прозрачно и однозначно обозначить для каких целей проводиться аудит и как будет использоваться результат аудита.

Доступность ключевых участников для встреч и проектные документы – это тоже важно и нужно, но это уже технические детали, которые легко решаются при соответствующей вовлечённости.

Сколько?

В основе определения стоимости аудита проекта лежит два фактора:

      • Структурой проекта. Географическое распределение – все в одном офисе в одном городе или вся команда распределена по земному шару. Размер проекта — проект по запуску стандартного процесса за 2 месяца или комплексный проект по замене ERP в течении 3-х лет. Проектная документация – она не ведётся или проектная библиотека больше городской библиотеки.
      • Количеством участников проекта. Участников проекта 5 человек или 81.

Пример стоимости аудита проекта.

Проект: Внедрение ИС для автоматизации работы отдела. Спонсор — генеральный директор.  Плановая продолжительность – 4 месяца. Проектная команда – 3 человека. Пользователей системы – 15 сотрудников.

Почему решили делать аудит: на 7 месяц не была понятна дата запуска системы и в чём причина задержки.

Аудит: 5 дней – интервью с сотрудниками, 5 дней на создание статус-отчёта.

Результат аудита: План действий для завершения проекта.

Результат проекта: Система внедрена через 2 месяца после окончания аудита.

Стоимость: 69 000 рублей.

Заказать аудит проекта